Exportovať záznamy číselníka je možné do súboru typu MS Excel a XML.
MS Excel
Položka tabuľky číselníka je v samostatnom stĺpci a každý záznam tabuľky číselníka je v samostatnom riadku. V prvom riadku su názvy položiek tabuľky, v ďalších riadkoch jednotlivé záznamy.
XML
Jeden záznam tabuľky číselníka tvori tag <riadok>, ten obsahuje tagy odpovedajúce položkám tabuľky. Názov tagu je názov položky tabuľky.
Prečo exportovať záznamy číselníka ? Minimálne z dvoch dôvodov.
Existuje potreba aktualizovať viac záznamov číselníka.
Napríklad dôjde ku zmene väčšieho počtu záznamov číselníka. Platnosť existujúcich záznamov číselníka je potrebné ukončiť (vyplnením položky dátum do) a zaevidovať nové kódy. Môžme to urobiť tak, že vo formulári číselníka aktualizujete položku dátum do (tlačidlo Opraviť, v detaile záznamu natypujete dátum do a zapíšete zmenu do tabuľky) alebo exportujete zoznam aktuálnych záznamov číselníka (položka Aktuálne je zaškrtnutá) do formátu MS Excel. V MS Excel súbore aktualizujete položku dátum do a vo formulári číselníka registratúrnych značiek vykonáte import z takto upraveného MS Excel súboru (voľba funkcie menu Možnosti / Import). Nové kódy môžete evidovať buď prostriedkami programu, vo formulári zoznamu záznamov číselníka (tlačidlo Vložiť, vyplniť formulár detailu záznamu a zapísať záznam) alebo v MS Excel súbore, v štruktúre ktorú získate exportom, vyplníte nové značky a urobíte import.
Existuje potreba naplniť číselník v inej databáze.