Importovať záznamy číselníka je možné zo súboru typu MS Excel a XML. Štruktúra importovaného súboru musí odpovedať štruktúre položiek tabuľky číselníka. Získate ju exportom záznamov číselníka. Poradie stĺpcov nemusí byť zachované.
MS Excel
Položka tabuľky číselníka je v samostatnom stĺpci a každý záznam tabuľky číselníka je v samostatnom riadku. V prvom riadku su názvy položiek tabuľky, v ďalších riadkoch jednotlivé záznamy.
XML
Jeden záznam tabuľky číselníka tvori tag <riadok>, ten obsahuje tagy odpovedajúce položkám tabuľky. Názov tagu je názov položky tabuľky.
Každá tabuľka má položku definujúcu primárny kľúč tabuľky, ktorá jednoznačne definuje záznam v tabuľke a ktorá môže byť použitá na referenciu do inej tabuľky. Typ hodnoty primárneho kľúča môže byť reťazec alebo je to číselná hodnota generovaná databázou (názov takej položky tabuľky spravidla začína postupnosťpou znakov id_ a nie je viditeľná v programe).
Kroky, ktoré sú vykonávané pri importe záznamov do číselníka:
Kontrola, či položky, v importovanom súbore, majú správny typ hodnoty, podľa štruktúry tabuľky v databáze
Kontrola, či všetky položky záznamu, ktoré musia byť vyplnené aj vyplnené sú, či hodnota stĺpca je v požadovanej veľkosti, podľa štruktúry tabuľky v databáze. Môže sa stať, že hodnota položky typu reťazec má väčšiu dĺžku ako je definované v databáze. Zobrazí sa oznam a musíte zvoliť činnosť čo s takým záznamom.
Pred zápisom, záznamu do číselníka, je vykonaná kontrola na existenciu hodnoty primárneho kľúča importovaného záznamu v tabuľke číselníka. Ak sa nenájde, záznam sa zapíše do číselníka. Ak sa nájde, musíte zvoliť činnosť čo s takým záznamom.
Ak importujete záznamy do číselníka, ktorý má hodnoty primárneho kľúča generované databázou a ste si istí, že záznam chcete importovať ako nový, zadajte do stľpca primárneho kľúča hodnotu 0 alebo neexistujúcu hodnotu.