Zmluva je základná evidenčná jednotka programu. Ku zmluve je možné evidovať dodatky zmlúv. Zmluva ako aj dodatok zmluvy môže byť zapísaný do evidencie programu až po jej podpísaní a nadobudnutí platnosti alebo môže byť zaevidovaný už na začiatku celého procesu schvaľovania a podpisovania. Proces evidencie zmlúv a ich dodatkov je automaticky prenesený do evidencie úkonov, proces schvaľovania a podpisovania môže byť zachytený v evidencii úkonov ku zmluve, dodatku. To znamená, evidencia úkonov ku zmluve, dodatku sa vytvára automaticky evidenciou systémových druhov úkonov, používateľ môže naviac evidenciou používateľských typov úkonov definovať svoje vlastné činnosti spojené so zmluvou, dodatkom.
Ku úkonu je možné uložiť do databázy aj prílohu. Môže to byť súbor ľubovoľného typu napr. oscanovaný text dodatku. Tak môže mať prístup ku týmto textom každý, kto má prístup ku záznamu úkonu.
Číslo úkonu pozostáva z dvoch položiek, čísla a roku evidovania. Čísla úkonov prideľuje program a sú generované chronologicky v rámci zmluvy a roku.
Zo zoznamu úkonov je možné vytvárať tlačové výstupy v tvare zoznamu záznamov a je možné tiež vytvárať textové dokumenty. Tie sú generované šablónami textových dokumentov.
Proces schvaľovania a podpisovania zmluvy a dodatkov by mal byť prioritne zachytený v registratúrnom denníku organizácie. Program WinZmluvy je napojený na program IVeS Administratívny systém úradu, čo je program na vedenie registratúrneho denníka organizácie. Spojenie je obojstranné, a síce je možné preberať registratúrne záznamy z registratúrneho denníka a naopak zapisovať nové záznamy do registratúrneho denníka.