Zmluva je základná evidenčná jednotka programu. Zmluvu uzatvárajú, v intenciách programu, dve zmluvné strany odberateľ a dodávateľ. Môžeme rozlišovať vlastné zmluvy uzatvorené medzi vlastnou organizáciou a druhou zmluvnou stranou a iné zmluvy, uzatvorené napr. medzi organizáciami v zriaďovateľskej pôsobnosti vlastnej organizácie a druhou zmluvnou stranou.
Zmluva počas svojho životného cyklu prechádza postupne jednotlivými stavmi. Zmluva je v schvaľovacom konaní ak nie je podpísaná. Zmluva je platná, ak je podpísaná, platná, jej účinnosť nadobudla platnosť a dátum platnosti do ešte trvá. Zmluva je ukončená ak dátum platnosti je menší ako aktuálny systémový dátum. Zmluvu je možné zrušiť, ak nebola uzatvorená alebo bola zaevidovaná omylom.
Zmluva môže byť zapísaná do evidencie programu až po ukončení schvaľovacieho konania a podpísaní alebo môže byť zaevidovaná už na začiatku celého procesu schvaľovania a podpisovania. Proces schvaľovania a podpisovania zmluvy je možné zachytiť v evidencii úkonov ku zmluve.
K platnej zmluve je možné evidovať dodatky zmlúv. Spôsob evidencie dodatkov zmlúv je rovnaký ako spôsob evidencie zmlúv. To znamená dodatok je možné zaevidovať až po podpísaní alebo zachytiť, v programe, celý proces schvaľovania a podpisovania dodatku evidenciou úkonov.
Ku zmluve je možné evidovať viazané finančné prostriedky z rozpočtu organizácie buď ako celú sumu alebo jednotlivo podľa obdobia.
Ku záznamu zmluvy, dodatku alebo úkonu je možné uložiť do databázy aj prílohu. Môže to byť súbor ľubovoľného typu napr. oscanovaný text zmluvy alebo dodatku. Tak môže mať prístup ku týmto textom každý, kto má prístup ku záznamu zmluvy, dodatku alebo úkonu. Priamo z programu je možné spúšťať program na scanovanie dokumentov.
Číslo zmluvy pozostáva z dvoch položiek, čísla a roku uzatvorenia zmluvy. Program umožňuje vlastné číslovanie zmlúv používateľom alebo čísla zmlúv sú generované a prideľované programom. Prvý spôsob číslovania zmlúv uprednostnia tie organizácie, u ktorých číslo zmluvy pozostáva z číslic a alfanumerických znakov, druhý spôsob číslovania zmlúv uprednostnia organizácie, u ktorých čísla sú tvorené iba číslicami a sú prideľované v chronologickom poradí.
Zo zoznamu zmlúv je možné vytvárať tlačové výstupy v tvare zoznamu záznamov a ku zmluvám je možné vytvárať textové dokumenty. Tie sú generované šablónami textových dokumentov.
Proces schvaľovania a podpisovania zmluvy by mal byť prioritne zachytený v registratúrnom denníku organizácie. Program WinZmluvy je napojený na program IVeS Administratívny systém úradu (WinASU), čo je program na vedenie registratúrneho denníka organizácie. Spojenie je obojstranné, a síce je možné preberať registratúrne záznamy z registratúrneho denníka a naopak zapisovať nové záznamy do registratúrneho denníka.