Proces schvaľovania a podpisovania zmluvy by mal byť prioritne zachytený v registratúrnom denníku organizácie. Program WinZmluvy je napojený na program IVeS WinASU - Administratívny systém úradu, čo je program na vedenie registratúrneho denníka organizácie. Novú zmluvu je možné zaevidovať aj prenosom údajov zo systému WinASU. Aby bolo toto možné, je potrebné aby na danom počítači bolo WinASU nainštalované, v programovom adresári WinZmluvy bol umiestnený prepojovací modul wasuexim.exe a v nastaveniach prihláseného používateľa bolo zadefinované spojenie s WinASU. Po výbere záznamu z registratúrneho denníka sa do záznamu novej zmluvy prenesú zobrazené údaje.
Adresát zo záznamu sa prenesie ako zmluvná strana 2, položka Vec, zo záznamu, ako predmet zmluvy. Položky zobrazené červenou farbou sa síce preniesli z WinASU ale v odpovedajúcich číselníkov, v programe WinZmluvy sa nevyskytujú. Tu je potrebné ich buď do číselníkov zapísať alebo vybrať inú existujúcu hodnotu danej položky z číselníka.
Ostatné položky na formulári vyplňte tak ako pri novej zmluve.