Ku zmluve je možné evidovať dodatky. Dodatok je možné zaevidovať až po jeho podpísaní alebo je možné zachytiť celý proces schvaľovania a podpisovania dodatku evidenciou úkonov ku dodatku.
Číslo dodatku - pozostáva z dvoch častí čísla a kalendárneho roku, kedy bol zaevidovaný. Číslovanie dodatkov, podobne ako číslovanie zmlúv, si môže používateľ zvoliť. Buď bude čísla dodatkov prideľovať sám alebo to nechá na program. Program prideľuje čísla v chronologickom poradí v rámci zmluvy a kalendárneho roku a vygeneruje sa až po zapísaní záznamu do databázy. Spôsob číslovania dodatkov sa definuje v nastaveniach programu. Ak čísla dodatku prideľuje program, je položka číslo neprístupná.
Číslo zmluvy - zadajte číslo zmluvy alebo vyberte zo zoznamu zmlúv.
Typ dodatku - vyplňte výberom z číselníka; definuje spôsob úpravy sumy na zmluve ak dodatok má evidovanú sumu.
Číslo spisu - zadajte číslo spisu z registratúrneho denníka organizácie; pozostáva z troch položiek, tak ako je definované v programe WinASU, kód denníka, rok a číslo spisu. Pri prevzatí záznamu z WinASU sa vyplní odpovedajúcimi hodnotami.
Predmet - zadajte textový reťazec.
Organizačná zložka, Vybavuje - dvojica položiek definuje zodpovedného za vybavenie a podpísanie dodatku zmluvy. Na evidenciu obidvoch položiek slúži výber z odpovedajúcich číselníkov.
ZS1 - zmluvná strana 1 (odberateľ) - vyplňte výberom z evidencie zmluvných strán; pri zaradení dodatku ku zmluve, sa preddefinuje odpovedajúcou hodnotou zo zmluvy.
ZS2 - zmluvná strana 2 (dodávateľ) - vyplňte výberom z evidencie zmluvných strán; pri zaradení dodatku ku zmluve, sa preddefinuje odpovedajúcou hodnotou zo zmluvy. Ak sa potrebná zmluvná strana v evidencii nevyskytuje, je možné ju najprv zaevidovať a potom vybrať.
Dátum evidencie, dátum podpisu, dátum platnosti, dátum účinnosti, dátum platnosti do - dátumy odpovedajú istej etape schvaľovacieho konania a platnosti dodatku. Nie medzi všetkými dátumami je kontrolovaná následnosť. Musí platiť, že dátum platnosti <= dátum účinnosti a dátum účinnosti <= dátum platnosti do. Ďalej je kontrolovaná nadväznosť dátumov dodatku na dátumy zmluvy a síce, že dátum podpisu zmluvy by mal byť <= ako dátum podpisu dodatku, dátum účinnosti zmluvy by mal byť <= ako dátum účinnosti dodatku a dátum platnosti zmluvy by mal byť <= ako dátum platnosti dodatku. Ak nadväznosť dátumov dodatku a dátumov zmluvy nie je dodržaná, používateľ programu je na to upozornený a vyzvaný na zápis dodatku. Ak je dátum platnosti do dodatku > ako dátum platnosti do zmluvy, používateľ programu je vyzvaný na automatickú aktualizáciu dátum platnosti do zmluvy podľa dátumu platnosti do dodatku.
Suma, kód meny - vyplňte požadovanú cenu a kód meny. Ak je rok dodatku menší ako 2009 je táto položka preddefinovaná, pri nových záznamoch, na hodnotu SKK, v opačnom prípade na EUR. Zmeňte výberom z číselníka.
Poznámka - je možné využiť výber fráz z číselníka.
Úroveň prístupu - vyplňte výberom z číselníka; nateraz definuje, či sa môže dodatok spolu so zmluvou zobraziť na web stránkach organizácie a tým aj zaradiť do exportu údajov pre potreby zobrazenia na webových stránkach organizácie alebo nie. Ak túto činnosť nebudete využívať, vyplnenie tejto položky je bezpredmetné.
Ak je na dodatku zmluvy uvedená suma, je možné ku dodatku, alebo priamo na zmluvu, evidovať viazané finančné prostriedky z rozpočtu organizácie. Výšku sumy viazaných finančných prostriedkov je možné zaevidovať naraz jedným záznamom alebo podľa obdobia.
Ku dodatku je možné pripojiť prílohu v elektronickej alebo neelektronickej forme. Môžeme zaevidovať novú prílohu alebo pripojiť už existujúcu prílohu, pripojenú ku zmluve alebo k inému dodatku zmluvy alebo úkonu zmluvy. Prílohu je možné zobraziť alebo uložiť súbor prílohy na disk počítača. Odstrániť prílohu je možné tak, že ju iba odpojíme od dodatku, ak je pripojená aj k iným záznamom, alebo ju fyzicky zmažeme v databáze a tým sa zmaže aj na tých záznamoch ku ktorým bola pripojená. Opraviť na prílohe je možné textový popis alebo aj súbor prílohy v databáze nahradiť iným súborom. Aby bolo možné nahradiť súbor prílohy v databáze iným súborom, je potrebné to povoliť v správcovských nastaveniach programu. V opačnom prípade, ak je potrebné urobiť zmeny v súbore prílohy, môžete ju zaevidovať ako ďalšiu prílohu dodatku a odlíšiť ju v popise napríklad verziovaním.
Posledná zmena - definuje kto a kedy urobil naposledy zmeny v položkách dodatku. Aktualizuje sa automaticky, programom, a nie je možné to zmeniť.