Funkcia menu programu: Servis / Nastavenia
Pre správnu činnosť programu je vhodné definovať parametre, ktoré na jednej strane, spolu s naplnenými číselníkmi, uľahčujú prácu s programom a na druhej strane zjednocujú postupy práce všetkých používateľov programu. Pri samotnej evidencii je ale možné, v jednotlivých prípadoch, potlačiť parametre a zaevidovať údaje v rozpore s parametrami programu.
Parametre programu sú rozdelené na:
Systémové nastavenia
Nová verzia klienta sa dá inštalovať dvomi spôsobmi. Buď z ponuky OS Windows Start / Programy / Evidencia zmlúv / Inštalácia novej verzie klienta alebo v systémových nastaveniach na klientskom počítači definujete automatickú inštaláciu klienta a adresár, kde budú inštalačné súbory novej verzie a inštalácia sa spustí sama pri spustení programu WinZmluvy.
V programovom adresári WinZmluvy, na klientskom počítači, sú dva XML súbory, kde si program uchováva informácie potrebné pre jeho spustenie a pre prihlásenie sa do databázy. Ak sa v adresári nenachádzajú program si ich vytvorí.
Správcovské nastavenia
Správcovské nastavenia sú platné pre prácu s programom, teda pre všetkých používateľov. Pri evidencii novej zmluvy sú v zobrazenom formulári detailu zmluvy preddefinované isté položky a síce, že ide o vlastnú zmluvu, hodnota roku zmluvy je odvodená z roku systémového dátumu a zmluvná strana 1 (odberateľ) obsahuje preddefinovanú zmluvnú stranu zo správcovských nastavení. V programe je možné si zvoliť číslovanie zmlúv a dodatkov.
Číslo zmluvy a číslo dodatku pozostáva z dvoch položiek - "poradového" čísla a roku. Ak "poradové" číslo pozostáva iba z numerických znakov je jednoduchšie ponechať číslovanie na programe. Ak "poradové" čísla prideľuje program, nové číslo sa vygeneruje až po zápise nového záznamu. Ak "poradové" číslo prideľuje používateľ, pri zápise nového záznamu je vykonávaná kontrola na jednoznačnosť čísla zmluvy alebo čísla dodatku, ako dvojice "poradové" číslo / rok. Čísla úkonov prideľuje program. Spravidla sa dodatky evidujú k ukončeným zmluvám (DEFAULT nastavenie). Tento režim sa dá potlačiť odznačením voľby Dodatky evidovať iba k ukončeným zmluvám.
Poznámka:
Ak chcete využiť možnosť číslovania zmlúv programom a chcete začať číslovať zmluvy od hodnoty inej ako je 1, zadefinujte si vlastné číslovanie zmlúv, zaevidujte zmluvu s daným číslom a potom prepnite na číslovanie zmlúv programom. Číslo zaevidovanej zmluvy musí ale obsahovať iba číslice.
Zmluva je ukončená ak je odpovedajúco vyplnená položka definujúca stav zmluvy. Za ukončenú je tiež možné považovať zmluvu, ktorá má vyplnený dátum platnosti do zmluvy a ten už prešiel. Ak ale položka definujúca stav nemá odpovedajúcu hodnotu, program takúto zmluvu stále považuje za platnú. Označiť zmluvu za ukončenú je možné explicitne vo formulári zmluvy alebo automaticky prostriedkami programu. Ak je označená voľba Automaticky aktualizovať, pri spustení programu, stav zmlúv na 'ukončená' podľa dátumu platnosti zmluvy a súčasne je určený referent, ktorý môže túto činnosť aktivovať, pri každom prvom prihlásení sa do programu, daného referenta v daný deň, bude činnosť aktivovaná a u všetkých zmlúv, ktorým už prešiel dátum platnosti do bude zmenený stav na 'ukončená'. Hromadne zmeniť stav vybraných zmlúv je možné aj voľbou hlavného menu programu Servis / Servisné činnosti / Zmena stavu / Zmena stavu zmluvy. To isté platí aj o dodatkoch zmlúv.
Ku zmluve, úkonu a dodatku je možné pripojiť prílohu a uložiť ju do databázy. Prílohou môže byť súbor ľubovoľného typu, definovaného príponou. Zmluva, každý úkon a každý dodatok zmluvy, môžu mať svoje vlastné prílohy ale môžu zdieľať "ukazovať na" jednu prílohu. Ak je raz súbor prílohy zapísaný do databázy, je možné zakázať alebo povoliť opravovať ho v databáze.
Používateľské nastavenia
Používateľské nastavenia sú platné iba pre prihláseného používateľa. Svoje používateľské nastavenia si môže definovať každý používateľ sám, ak má funkciu prístupnú, alebo to môže urobiť systémový správca pre všetkých používateľov. Položka "Používateľ" je neprístupná ak prihlásený používateľ je zaradený do používateľskej skupiny inej ako "SPRAVCA" - skupina správcu.
Používateľské nastavenia definujú adresár uloženia súborov výstupných zostáv a textových dokumentov, vytváraných v programe, ktorý sa nastaví ako aktuálny, ak sa používateľ prihlási do programu. Pri generovaní textového dokumentu je potrebné definovať adresár uloženia súboru textového dokumentu ako aj jeho názov. Ak je voľba Ponúknuť výber názvu a adresára uloženia dokumentu označená, pri generovaní textového dokumentu ste vyzvaní na zadanie adresára uloženia a názvu súboru, pričom hodnoty sú preddefinované následovne. Adresár uloženia je odvodený od adresára ukladania textových dokumentov a názov od čísla zmluvy, úkonu alebo dodatku. Ak voľba označená nie je, súbor textového dokumentu má názov document1.doc a je uložený do pracovného adresára odvodeného od adresára ukladania textových dokumentov alebo programového adresára APV. Pracovný adresár sa po ukončení programu zmaže a tým sa zmažú všetky súbory, ktoré sa počas práce s programom do neho zapísali. Na vytvorenie textového dokumentu sa implicitne používa editor MS Word. Ak na klientskom počítači nie je MS Word nainštalovaný, je možné použiť ľubovoľný editor podporujúci formát RTF a to je potrebné definovať, v možnostiach prehliadača OS Windows, pre príponu RTF. V tom prípade aj šablóny na vytvorenie textových dokumentov je potrebné vytvoriť v odpovedajúcom editore a uložiť ich vo formáte RTF.
Pri evidencii zmlúv je možné využiť prenos údajov z denníka záznamov systému WinASU. Aby bolo spojenie s WinASU aktívne, je potrebné označiť položku napojiť aplikáciu na WinASU a kód referenta z WinASU, pod ktorým sa aplikácia WinZmluvy prihlási do WinASU. Prevzatý záznam z WinASU, je vo WinASU označený ako prevzatý a pri opätovnom preberaní záznamu z WinASU už nie je medzi zobrazenými záznamami. Je možné nastaviť, aby už raz prevzaté záznamy z denníka záznamov programu WinASU boli v zozname zobrazených záznamov pri opätovnom preberaní záznamu, ak bude označená položka zobraziť aj už prevzaté záznamy. Komunikáciu s programom WinASU zabezpečuje prepojovací modul wasuexim.exe, ktorý je súčasťou WinASU a musí byť uložený v programovom adresári programu WinZmluvy.
Nový záznam v evidencii zmlúv, dodatkov a úkonov zmlúv, je možné zaevidovať aj kópiou existujúceho záznamu. Ak je položka pri novej zmluve kópiou kopírovať aj prílohy označená, do nového záznamu kópiou existujúceho sa prekopírujú aj prílohy pôvodného záznamu.
Číslo zmluvy, zobrazované vo formulároch so zoznamom zmlúv, je zložené z čísla a roku zmluvy. Podľa toho ako sa číslo zmluvy poskladá, sa odvíja aj triedenie zobrazeného zoznamu zmlúv podľa čísla zmluvy. Buď sú zmluvy zoskupené podľa čísla za všetky roky alebo podľa roku.
Parametre scanovania dokumentov
V programe je možné ukladať súbory ľubovoľného typu ako prílohu zmluvy, úkonu zmluvy alebo dodatku zmluvy. Aj súbor oskenovaného dokumentu je súbor, ktorý je možné uložiť do databázy. K tomu je potrebné, aby klientský počítač bol pripojený na skener, lokálny alebo sieťový, a zadefinovať rozhranie scanovania ako aj adresár ukladania skenovaných dokumentov. Skenovať dokumenty je možné vo formulári evidencie novej prílohy.
Nastavenia sa zapíšu po stlačení tlačidla Potvrdiť.