Funkcia menu: Evidencia / Prílohy
Program umožňuje ukladať ku zmluvám ich dodatkom a úkonom prílohy do databázy. Prílohou môže byť dokument v papierovej forme, uložený v spisovom obale zmluvy, neelektronická príloha, alebo to môže byť súbor ľubovoľného typu, elektronická príloha, napr. oscanovaný text zmluvy, dodatku. Tak môže mať prístup ku týmto textom každý, kto má prístup ku záznamu zmluvy, dodatku, úkonu.
V zobrazenom zozname je grafickým znakom
označená
príloha pripojená ku dodatku, grafickým znakom
príloha
pripojená k úkonu a grafickým znakom
príloha
pripojená ku zmluve. Príloha bez grafického znaku je "voľná" príloha,
ktorá nie je pripojená ku žiadnemu záznamu.
V zobrazenom zozname sú iba prílohy pripojené ku nejakému záznamu ak je položka Aktuálne zaškrtnutá. V opačnom prípade sú zobrazené všetky, teda aj voľné prílohy.
Ak je príloha uložená v databáze môže byť pripojená iba k jednému záznamu alebo môže byť zdieľaná (môže byť pripojená ku) viacerými záznamami.
Odstrániť prílohu znamená iba ju "odpojiť" od aktuálneho záznamu ku ktorému je pripojená alebo ju fyzicky zrušiť v databáze. V druhom prípade bude zrušená na všetkých záznamoch ku ktorým bola pripojená.
Tlačidlom Zobraziť sa zobrazí formulár záznamu evidencie prílohy. V ňom je možné zobraziť súbor prílohy, uložený v databáze, ale to len v tom prípade, že na danom počítači je nainštalovaný prehliadač pre daný typ súboru (príponu súboru).
Tlačidlom Opraviť je možné opraviť položky záznamu prílohy. Súbor prílohy je možné nahradiť iným súborom iba ak je to povolené v nastaveniach programu.
Tlačidlom Uložiť je možné uložiť súbor z databázy na disk počítača. Používateľ je vyzvaný na definovanie adresára uloženia.
Tlačidlom Odstrániť sa príloha fyzicky odstráni z databázy. Do log súboru, na počítači klienta, sa zapíše záznam ak bola pripojená ku nejakému záznamu.
Prílohu, spolu so zmluvou resp. dodatkom je možné zobraziť na web stránkach organizácie. To znamená, je možné ku nej evidovať položku úroveň prístupu. Zmeniť úroveň prístupu je možné v režime oprava alebo voľbou funkcie menu Možnosti / Zmeniť úroveň prístupu alebo voľbou Zmeniť úroveň prístupu kontextového menu na aktuálnom zázname.