Zmluva ako aj dodatok prechádzajú počas svojho životného cyklu postupnosťou stavov, ktoré definuje číselník stavov. Označenie stavu, v ktorom sa zmluva resp. dodatok nachádza je možné automaticky programom a to vyplnením odpovedajúcich dátumových položiek vo formulári detailu zmluvy resp. dodatku alebo priamo, vo formulári detailu, označiť odpovedajúci stav bez väzby na vyplnenosť dátumových položiek.
Zmluva resp. dodatok je v stave schvaľovania ak je vyplnený iba dátum evidencie záznamu. Zmluva resp. dodatok je v stave platná zmluva / platný dodatok ak je vyplnený aspoň jeden z dátumov - podpisu, platnosti alebo účinnosti a ten je menší nanajvýš rovný systémovému dátumu. Zmluva resp. dodatok je v stave ukončený ak je dátum platnosti do menší ako aktuálny systémový dátum.
Program automaticky označí daný stav, podľa vyplnených dátumových položiek, pri evidencii nového záznamu alebo v režime oprava existujúceho záznamu, kedy túto zmenu aj farebne označí. U evidovaných záznamov, program sleduje stav podľa vyplnených dátumových položiek a rôznymi grafickými znakmi upozorní používateľa, že je potrebné zmeniť stav zmluvy resp. dodatku. Prechod zmluvy resp. dodatku od jedného stavu ku druhému musí označiť používateľ sám, program ho len upozorní na potrebnú zmenu.