Sú dva druhy úkonov. Systémové, to sú tie ktoré zapisuje program automaticky pri istých činnostiach a môžu byť úkony, ktoré zapisuje používateľ.
Systémový úkon je napr. pri evidencii novej zmluvy alebo nového dodatku alebo zrušení resp. odstránení dodatku, sa automaticky o tom zapíše nový úkon ku zmluve. Systémové úkony nie je možné odstrániť ani opraviť. Zoznam druhov úkonov definuje číselník.
Používateľom evidované úkony môžu napr. zachytiť proces schvaľovania a podpisovania zmluvy alebo dodatku.
Číslo úkonu - pozostáva z dvoch častí. Čísla a kalendárneho roku, v ktorom bol úkon evidovaný. Čísla úkonom prideľuje program v chronologickom poradí v rámci kalendárneho roku zmluvy a nie je možné to zmeniť.
Číslo zmluvy, číslo dodatku - vyberte odpovedajúce čísla, podľa toho či evidujete úkon iba ku zmluve alebo aj ku dodatku. Číslo zmluvy je povinná položka.
Druh úkonu - vyplňte výberom z číselníka. Je možné vybrať iba používateľom definované druhy úkonov.
Dátum evidencie - pri novom zázname je preddefinovaný na aktuálny systémový dátum.
Lehota vybavenia, dátum vybavenia - vyplňte podľa potreby.
Organizačná zložka, vybavuje - vyplňte výberom z číselníka podľa potreby.
Adresát - vyplňte výberom z evidencie zmluvných strán podľa potreby. Pri vlastných zmluvách je preddefinovaný druhou zmluvnou stranou zo zmluvy.
Popis - textový opis úkonu.
K úkonu je možné pripojiť prílohu v elektronickej alebo neelektronickej forme. Môžeme zaevidovať novú prílohu alebo pripojiť už existujúcu prílohu, pripojenú ku zmluve alebo k inému úkonu zmluvy alebo dodatku zmluvy. Prílohu je možné zobraziť alebo uložiť súbor prílohy na disk počítača. Odstrániť prílohu je možné tak, že ju iba odpojíme od úkonu, ak je pripojená aj k iným záznamom, alebo ju fyzicky zmažeme v databáze a tým sa zmaže aj na tých záznamoch ku ktorým bola pripojená. Opraviť na prílohe je možné textový popis alebo aj súbor prílohy v databáze nahradiť iným súborom. Aby bolo možné nahradiť súbor prílohy v databáze iným súborom, je potrebné to povoliť v správcovských nastaveniach programu. V opačnom prípade, ak je potrebné urobiť zmeny v súbore prílohy, môžete ju zaevidovať ako ďalšiu prílohu úkonu a odlíšiť ju v popise napríklad verziovaním.
Posledná zmena - definuje kto a kedy urobil naposledy zmeny v položkách úkonu. Aktualizuje sa automaticky, programom, a nie je možné to zmeniť.