Proces schvaľovania a podpisovania zmluvy alebo dodatku zmluvy je možné zaznamenať evidenciou úkonov a mal by byť prioritne zachytený v registratúrnom denníku organizácie. Program WinZmluvy je napojený na program IVeS WinASU - Administratívny systém úradu, čo je program na vedenie registratúrneho denníka organizácie. Nový úkon zmluvy alebo dodatku je možné zaevidovať aj prenosom údajov zo systému WinASU. Aby bolo toto možné, je potrebné aby na danom počítači bolo WinASU nainštalované, v programovom adresári WinZmluvy bol umiestnený prepojovací modul wasuexim.exe a v nastaveniach prihláseného používateľa bolo zadefinované spojenie s WinASU. Po výbere záznamu z registratúrneho denníka sa do záznamu nového úkonu zmluvy prenesú zobrazené údaje.
Adresát zo záznamu sa prenesie ako adresát úkonu, položka Vec, zo záznamu, ako vecný popis. Položky zobrazené červenou farbou sa síce preniesli z WinASU ale v odpovedajúcich číselníkov, v programe WinZmluvy sa nevyskytujú. Tu je potrebné ich buď do číselníkov zapísať alebo vybrať inú existujúcu hodnotu danej položky z číselníka.
Ostatné položky na formulári vyplňte tak ako pri novom úkone.