Funkcia menu: Evidencia / Zmluvy
Zmluva je základná evidenčná jednotka programu. Formulár obsahujúci zoznam evidovaných zmlúv je rozdelený na dve časti.
V hornej časti je samotný zoznam zmlúv, v dolnej časti je detail aktuálneho záznamu, je farebne rozlíšený. Proces schvaľovania a podpisovania zmluvy je možné evidovať pomocou evidencie úkonov. Ku zmluve je možné evidovať dodatky. V nastaveniach programu sa dá definovať, či dodatok je možné evidovať iba k ukončenej zmluve. Ku všetkým trom evidenciám, zmluva, dodatok, úkon, je možné evidovať prílohy (súbor v binárnom tvare) a uložiť do databázy súbory ľubovoľného typu. Zoznam úkonov, príloh a dodatkov aktuálnej zmluvy (doplnkové evidencie), sú prístupné cez tlačidlá v dolnej časti formulára. Ku zmluve je možné tiež evidovať viazané finančné prostriedky z rozpočtu organizácie na celú sumu alebo na jednotlivé obdobia.
Zoznam stĺpcov, položiek záznamu, je možné si prispôsobiť pomocou volieb funkcie menu Zobraziť. Tiež je možné si prispôsobiť šírku stĺpcov. Toto nastavenie sa uchová a pri opätovnom zobrazení formulára bude aplikované vo všetkých formulároch so zoznamom zmlúv. Voľba funkcie menu Zobraziť / DEFAULT nastavenie stĺpcov nastaví zoznam a šírku stĺpcov podľa programom definovaného nastavenia.
V nastaveniach prihláseného používateľa sa dá definovať tvar čísla zmluvy vo formulári zoznamu zmlúv a podľa toho sa odvíja triedenie zoznamu záznamov podľa čísla zmluvy. Tvar čísla zmluvy môže byť číslo zmluvy / rok alebo rok / číslo zmluvy.
Funkcia menu Triedenie poskytuje voľby na triedenie zobrazeného zoznamu záznamov. Číslo zmluvy môže obsahovať číslice a/alebo alfanumerické znaky. Triedenie podľa čísla zmluvy je závislé od toho či beriete číslo zmluvy ako číslo alebo ako reťazec. Aj číslo zmluvy, ktoré obsahuje iba číslice je možné brať ako reťazec. Triedenie zoznamu záznamov, pri zatvorení formulára, bude uchované a pri zobrazení formulárov so zoznamom zmlúv, bude zoznam zobrazených zmlúv zotriedený podľa tohto nastavenia.
V zobrazenom zozname sú grafickým znakom 
označené zmluvy u ktorých prebieha schvaľovacie konanie, grafickým znakom 
sú označené platné zmluvy, grafickým znakom
sú označené
zmluvy, ktorých platnosť už skončila (dátum platnosti do je < ako aktuálny
systémový dátum) ale ešte nemajú príznak "ukončená", grafickým znakom
ukončené
zmluvy a grafickým znakom 
zrušené zmluvy. U týchto zmlúv je možné zrušiť označenie zrušený a opäť vrátiť
zmluvu do evidencie "živých" zmlúv voľbou funkcie menu Možnosti / Zrušiť
označenie zrušená. Prechod od jedného stavu ku druhému musí používateľ
zaevidovať explicitne nástrojmi programu, v režime oprava označiť daný stav
alebo voľbou funkcie menu Možnosti / Zmena stavu alebo voľbou Zmena
stavu kontextového menu (pravé tlačidlo myši) na aktuálnom zázname.
Do zobrazeného zoznamu sú zaradené iba záznamy, ku ktorým má prihlásený používateľ definovaný prístup. Ten sa definuje pri zaradení pracovníka na organizačnú zložku.
Do zobrazeného zoznamu sú zaradené iba zmluvy v schvaľovacom konaní a platné zmluvy, ak je položka Aktuálne zaškrtnutá. V opačnom prípade sú v zozname všetky zmluvy, ktoré vyhovujú kritériu výberu, ak je definované. Nastavenie danej voľby, pri uzatvorení formulára, sa uchová a bude aplikované pri opätovnom zobrazení formulára.
Zmluva je v schvaľovacom konaní ak nie je podpísaná a účinná - ani jeden z dátumov podpisu, platnosti alebo účinnosti nie je vyplnený. Zmluva je platná, ak je podpísaná a účinná a dátum platnosti do je väčší ako aktuálny systémový dátum. Zmluva je ukončená ak dátum platnosti do je menší ako aktuálny systémový dátum.
Novú zmluvu je možné zaevidovať aj kópiou zmluvy aktuálneho záznamu, záznam na ktorom je nastavený kurzor. Väčšina položiek pôvodného záznamu sa prekopíruje do nového záznamu.
Proces schvaľovania a podpisovania zmluvy by mal byť prioritne zachytený v registratúrnom denníku organizácie. Program WinZmluvy je napojený na program IVeS WinASU - Administratívny systém úradu, čo je program na vedenie registratúrneho denníka organizácie. Novú zmluvu je možné zaevidovať aj prenosom údajov zo systému WinASU voľbou funkcie menu Možnosti / Prevziať záznam z WinASU.
Tlačidlom Zrušiť, na pravo od zoznamu, sa zmluva označí ako zrušená, ale zostane v evidencii zmlúv označená príslušným grafickým znakom. Fyzicky zrušiť záznam je možné tiež a síce voľbou funkcie menu Možnosti / Odstrániť záznam fyzicky. Pri fyzickom odstránení zmluvy z evidencie zmlúv, sa o tom zapíše informácia do log súboru na počítači klienta a takisto do tabuľky odstránených zmlúv a dodatkov. Záznamy tejto evidencie sú prístupné iba v režime prezerania.
Tlačidlami, v dolnej časti formulára, je možné aktualizovať doplnkové evidencie ku zmluve.
Zo zobrazeného zoznamu záznamov je možné vytvárať tlačové výstupy v tvare výstupných zostáv a ku záznamom je možné vytvárať textové dokumenty pomocou volieb funkcie menu Výstupy. Textový dokument je možné vytvárať aj ku záznamom v evidencii úkonov a dodatkov zmluvy, na odpovedajúcej záložke, a to pomocou kontextového menu (cez pravé tlačidlo myši).
Zobrazený zoznam záznamov je možné zúžiť definovaním roku, v hornej časti formulára, alebo podmienky výberu pomocou formulára filtra.
Zadanie podmienky výberu podľa čísla zmluvy a čísla dodatku je odvodené od spôsobu prideľovania čísiel novým záznamom. Ak čísla prideľuje program, je možné zadať interval čísiel záznamov, ak čísla prideľuje používateľ hľadá sa podľa podreťazca.