Číslo zmluvy - pozostáva z dvoch položiek samotného čísla a kalendárneho roku. V nastaveniach programu sa dá definovať spôsob číslovania zmlúv. To môže byť vlastné, čo znamená, že čísla zmluvám prideľuje používateľ alebo čísla zmlúv generuje a prideľuje program. Ak čísla generuje program, je položka číslo neprístupná a číslo je vygenerované až po zapísaní záznamu.
Číslo spisu - zadajte číslo spisu z registratúrneho denníka organizácie; pozostáva z troch položiek, tak ako je definované v programe WinASU, kód denníka, rok a číslo spisu. Pri prevzatí záznamu z WinASU sa vyplní odpovedajúcimi hodnotami.
Druh zmluvy - vyplňte výberom z číselníka druhov zmlúv
Organizačná zložka, Vybavuje - dvojica položiek definuje zodpovedného za vybavenie a podpísanie zmluvy. Na evidenciu obidvoch položiek slúži výber z odpovedajúcich číselníkov.
ZS1 - zmluvná strana 1 (odberateľ) - ak ide vlastnú zmluvu je to vlastná organizácia. V nastaveniach programu je možné definovať vlastnú organizáciu ako zmluvnú stranu 1 pri vlastných zmluvách. Pri evidencii novej zmluvy, vlastnej, je položka ZS1 preddefinovaná touto hodnotou. Pri výbere vlastnej organizácie zo zoznamu je v zobrazenom formulári uplatnený filter na zoznam organizácií, ktoré sú označené ako "vlastné". Ak sa požadovaný záznam v zozname nenachádza, je možné sprístupniť celý zoznam zmluvných strán odznačením položky Aktuálne.
ZS2 - zmluvná strana 2 (dodávateľ) - vyplňte výberom z evidencie zmluvných strán. Ak sa potrebná zmluvná strana v evidencii nevyskytuje, je možné ju najprv zaevidovať a potom vybrať.
Dátum evidencie, dátum podpisu, dátum platnosti, dátum účinnosti, dátum platnosti do - dátumy odpovedajú istej etape schvaľovacieho konania a platnosti zmluvy. Nie medzi všetkými dátumami je kontrolovaná nadväznosť. Musí platiť, že dátum platnosti musí byť <= ako dátum účinnosti a dátum účinnosti musí byť <= ako dátum platnosti do.
Zmluva je ukončená ak uplynul dátum platnosti do zmluvy a je zaškrtnutá odpovedajúca položka. Je potrebné tak urobiť explicitne alebo, v režime oprava, program aktualizuje ukončenie zmluvy automaticky ak dátum platnosti do je < ako aktuálny systémový dátum a táto zmena je farebne označená.
Suma, kód meny - vyplňte požadovanú sumu a kód meny. Ak je rok zmluvy menší ako 2009 je položka "kód meny" preddefinovaná, pri nových záznamoch, na hodnotu SKK, v opačnom prípade na EUR. Zmeňte výberom z číselníka.
Predmet zmluvy - zadajte požadovaný predmet.
Poznámka - je možné využiť výber fráz z číselníka.
Úroveň prístupu - vyplňte výberom z číselníka; nateraz definuje, či sa môže zmluva zobraziť na web stránkach organizácie a tým aj zaradiť do exportu údajov pre potreby zobrazenia na webových stránkach organizácie alebo nie. Ak túto činnosť nebudete využívať, vyplnenie tejto položky je bezpredmetné.
Ku zmluve je možné pripojiť prílohu v elektronickej alebo neelektronickej forme. Môžeme zaevidovať novú prílohu alebo pripojiť už existujúcu prílohu, pripojenú k úkonom alebo dodatkom zmluvy. Prílohu je možné zobraziť alebo uložiť súbor prílohy na disk počítača. Odstrániť prílohu je možné tak, že ju iba odpojíme od zmluvy, ak je pripojená aj k iným záznamom, alebo ju fyzicky zmažeme v databáze a tým sa zmaže aj na tých záznamoch ku ktorým bola pripojená. Opraviť na prílohe je možné textový popis alebo aj súbor prílohy v databáze nahradiť iným súborom. Aby bolo možné nahradiť súbor prílohy v databáze iným súborom, je potrebné to povoliť v správcovských nastaveniach programu. V opačnom prípade, ak je potrebné urobiť zmeny v súbore prílohy, môžete ju zaevidovať ako ďalšiu prílohu zmluvy a odlíšiť ju v popise napríklad verziovaním.
Ak je na zmluve uvedená suma je možné ku zmluve evidovať viazané finančné prostriedky z rozpočtu organizácie. Výšku sumy viazaných finančných prostriedkov je možné zaevidovať naraz jedným záznamom alebo podľa obdobia.
Posledná zmena - definuje kto a kedy urobil naposledy zmeny v položkách zmluvy. Aktualizuje sa automaticky, programom, a nie je možné to zmeniť.
Ku zmluve je možné evidovať viazané finančné prostriedky z rozpočtu organizácie - záložka Finančné prostriedky. Údaje sú zahrnuté do exportu do xml súboru pre zobrazenie na webových stránkach.