Hlavné menu aplikácie voľba Servis / Nastavenia / Systémové
Nastavenia platné pre vetkých používateľov programu WinZmluvy.exe.
Pri evidencii novej zmluvy sú v zobrazenom formulári detailu zmluvy preddefinované isté položky a síce, že ide o vlastnú zmluvu, hodnota roku zmluvy je odvodená z roku systémového dátumu a zmluvná strana 1 (odberateľ) obsahuje preddefinovanú zmluvnú stranu zo systémových nastavení. V programe je možné si zvoliť číslovanie zmlúv a dodatkov.
Číslo zmluvy a číslo dodatku pozostáva z dvoch položiek - "poradového" čísla a roku. Ak "poradové" číslo pozostáva iba z numerických znakov je jednoduchšie ponechať číslovanie na programe. Ak "poradové" čísla prideľuje program, nové číslo sa vygeneruje až po zápise nového záznamu. Ak "poradové" číslo prideľuje používateľ, pri zápise nového záznamu je vykonávaná kontrola na jednoznačnosť čísla zmluvy alebo čísla dodatku, ako dvojice "poradové" číslo / rok. Čísla úkonov prideľuje program. Spravidla sa dodatky evidujú k ukončeným zmluvám (DEFAULT nastavenie). Tento režim sa dá potlačiť odznačením voľby Dodatky evidovať iba k ukončeným zmluvám.
Poznámka:
Ak chcete využiť možnosť číslovania zmlúv programom a chcete začať číslovať zmluvy od hodnoty inej ako je 1, zadefinujte si vlastné číslovanie zmlúv, zaevidujte zmluvu s daným číslom a potom prepnite na číslovanie zmlúv programom. Číslo zaevidovanej zmluvy musí ale obsahovať iba číslice.
Zmluva je ukončená ak je odpovedajúco vyplnená položka definujúca stav zmluvy. Za ukončenú je tiež možné považovať zmluvu, ktorá má vyplnený dátum platnosti do zmluvy a ten už prešiel. Ak ale položka definujúca stav nemá odpovedajúcu hodnotu, program takúto zmluvu stále považuje za platnú. Označiť zmluvu za ukončenú je možné explicitne vo formulári zmluvy alebo automaticky prostriedkami programu. Ak je označená voľba Automaticky aktualizovať, pri spustení programu, stav zmlúv na 'ukončená' podľa dátumu platnosti zmluvy a súčasne je určený referent, ktorý môže túto činnosť aktivovať, pri každom prvom prihlásení sa do programu, daného referenta v daný deň, bude činnosť aktivovaná a u všetkých zmlúv, ktorým už prešiel dátum platnosti do bude zmenený stav na 'ukončená'. Hromadne zmeniť stav vybraných zmlúv je možné aj voľbou hlavného menu programu Servis / Servisné činnosti / Zmena stavu / Zmena stavu zmluvy. To isté platí aj o dodatkoch zmlúv.
Ku zmluve, úkonu a dodatku je možné pripojiť prílohu a uložiť ju do databázy. Prílohou môže byť súbor ľubovoľného typu, definovaného príponou. Zmluva, každý úkon a každý dodatok zmluvy, môžu mať svoje vlastné prílohy ale môžu zdieľať "ukazovať na" jednu prílohu. Ak je raz súbor prílohy zapísaný do databázy, je možné zakázať alebo povoliť opraviť (nahradiť) ho v databáze.