Program WinZmluvy umožňuje referentovi / spracovateľovi zmluvy posielať mailovú notifikáciu s blížiacim sa dátumom ukončenia platnosti zmluvy. Frekvenia zasielania notifikácie je raz za mesiac a/alebo raz za týždeň a/alebo raz za deň. Je možná aj kombinácia jednotlivých typov notifikácií. Je vhodné aby sa typy notifikácií neprekrývali, lebo je možné že sa zašle duplicitná notifikácia v jednom termíne.
Zasielať mailovú notifikáciu je možné z programu WinZmluvy alebo z konzolovej aplikácie appWinZmluvy. Konzolovú aplikáciu môžete zahrnúť napr. do shedulera a spúšťať ju napr. v noci alebo do zoznamu procesov spustených pri štarte OS Windows. Nech už použijete jednu alebo druhú voľbu zasielania notifikácie, musia byť definované prístupové údaje na mailový server a referent musí mať v číselníku referentov zadefinovanú mailovú adresu a v používateľských nastaveniach frekvenciu zasielania notifikačných správ. Všetky potrebné nastavenia sa definujú v programe WinZmluvy, konzolová aplikácia si ich berie z databázy.
Na mailový server sa môžete pripojiť cez Outlook alebo priamo na mailový server.