Každý zamestnanec organizácie, referent, ktorý má v číselníku referentov evidované prihlasovacie údaje môže pracovať s programom. Pri prihlásení sa do programu sa súčasne prihlasujete na databázu, úložište dát, to znamená je potrebné zadať názov databázového servera a názov organizácie, ktorá definuje názov databázy WinZmluvy a prihlasovacie údaje na databázu - databázový používateľ a heslo. Názov databázového používateľa a jeho heslo sú v súbore WinZmluvySys.xml v programovom adresári WinZmluvy, odkiaľ sa načítajú.
Ak máte v organizácii nainštalovanú active directory databázu a do systému Windows sa hlásite cez active directory, je možné zvoliť takéto prihlásenie aj do programu WinZmluvy. K tomu je ale potrebné v nastaveniach programu zadefinovať parametre active directory databázy a referenti/používatelia programu musia mať evidované prihlasovanie údaje do active directory aj v prihlasovacích údajoch číselníka referentov.
Tlačidlom Potvrdiť sa program pokúsi prihlásiť na databázu; po úspešnom prihlásení sa zobrazí hlavný formulár aplikácie WinZmluvy.