Prihlasovacie údaje používateľa programu tvorí dvojica údajov login (a) heslo prístupu, heslo ale nemusí byť.
Ku každému loginu je pridelená používateľská skupina, ktorá definuje prístupové práva ku funkciám menu programu, ku registratúrnym denníkom. Jeden používateľ programu môže mať viac prihlasovacích údajov zaradených do rôznych používateľských skupín a tým mať rôzne prístupové práva.