Úvod

Aplikácia je určená na zjednotenie a automatizáciu činností spojených s evidenciou zmlúv a dodatkov zmlúv.

Zmluva je základná evidenčná jednotka programu. Zmluvu uzatvárajú, v intenciách programu, dve zmluvné strany odberateľ a dodávateľ. Môžeme rozlišovať vlastné zmluvy uzatvorené medzi vlastnou organizáciou (odberateľ) a druhou zmluvnou stranou (dodávateľ) a iné zmluvy, uzatvorené napr. medzi organizáciami v zriaďovateľskej pôsobnosti vlastnej organizácie a druhou zmluvnou stranou.

Zmluva môže byť zapísaná do evidencie programu až po jej podpísaní a uzatvorení alebo môže byť zaevidovaná už na začiatku celého procesu schvaľovania a podpisovania. Proces schvaľovania a podpisovania zmluvy je možné zachytiť v evidencii úkonov ku zmluve.

K podpísanej a uzatvorenej zmluve je možné evidovať dodatky zmlúv. Spôsob evidencie dodatkov zmlúv je rovnaký ako spôsob evidencie zmlúv. To znamená dodatok je možné zaevidovať až po podpísaní a uzatvorení alebo zachytiť, v programe, celý proces schvaľovania a podpisovania dodatku evidenciou úkonov.

Ku záznamu zmluvy, dodatku alebo úkonu je možné uložiť do databázy aj prílohu. Môže to byť súbor ľubovoľného typu napr. oscanovaný text zmluvy alebo dodatku. Tak môže mať prístup ku týmto textom každý, kto má prístup ku záznamu zmluvy, dodatku alebo úkonu. Priamo z programu je možné spúšťať program na scanovanie dokumentov.

Program umožňuje vlastné číslovanie zmlúv používateľom alebo čísla zmlúv sú generované a prideľované programom. Prvý spôsob číslovania zmlúv uprednostnia tie organizácie, u ktorých číslo zmluvy pozostáva z číslic a alfanumerických znakov. Druhý spôsob číslovania zmlúv uprednostnia organizácie, u ktorých čísla sú tvorené iba číslicami a sú prideľované v chronologickom poradí.

Jednou z položiek zmluvy alebo dodatku je výška sumy. Ak má nenulovú hodnotu je možné, ku zmluve alebo dodatku, evidovať viazané finančné prostriedky.

Zo zoznamu zmlúv je možné vytvárať tlačové výstupy v tvare zoznamu záznamov a ku zmluvám, dodatkom a úkonom je možné vytvárať textové dokumenty. Textové dokumenty sú  generované šablónami textových dokumentov.

Proces schvaľovania a podpisovania zmluvy by mal byť prioritne zachytený v registratúrnom denníku organizácie. Program WinZmluvy môže spolupracovať s programom IVeS Administratívny systém úradu (WinASU), čo je program na vedenie registratúrneho denníka organizácie. Spojenie je obojstranné, a síce je možné preberať registratúrne záznamy z registratúrneho denníka a naopak zapisovať nové záznamy do registratúrneho denníka.

Program umožňuje exportovať evidované údaje zmlúv ich dodatkov a príloh do xml súboru. Ten je možné použiť, v spolupráci s webmasterom organizácie, na  zobrazenie zmlúv na webových stránkach organizácie.

V programe sú použité číselníky na jednoduchú a jednotnú evidenciu údajov. Číselníky sú používateľské, takže za ich obsah zodpovedá vlastník licencie.

Program WinZmluvy umožňuje

• evidovať údaje zmlúv, 
• evidovať údaje o celom priebehu schvaľovacieho procesu zmluvy až po uzatvorenie zmluvy evidenciou úkonov,
• evidovať dodatky zmlúv,
• evidovať údaje o celom priebehu schvaľovacieho procesu dodatku zmluvy až po jeho uzatvorenie evidenciou úkonov,
• evidovať viazané finančné prostriedky z rozpočtu organizácie ku zmluvám a dodatkom zmlúv,
• ukladať text zmlúv a dodatkov zmlúv, v elektronickej forme, do databázy; spúšťať program na scanovanie dokumentov a následne súbory uložiť do databázy,
• definovať prístup ku jednotlivým funkciám menu a tlačidlám na formulároch, ku záznamom v evidencii zmlúv a dodatkov zmlúv,
• vytvárať výstupy v tvare zoznamu záznamov; na vytvorenie a tlač výstupných zostáv sa používa Crystal Report, ktorý je súčasťou inštalácie programu,
• vytvárať výstupné dokumenty ku zmluvám, dodatkom a úkonom zmlúv generované šablónami; na ich vytváranie je možné použiť textový editor podporujúci RTF formát,
• exportovať evidované údaje zmlúv, ich dodatkov a príloh do xml súboru pre potreby zobrazenia zmlúv na web stránkach organizácie,
• zasielať mailovú notifikáciu, zamestnancovi organizácie zodpovednému sa vybavenie a podpísanie zmluvy,  o blížiacom sa dátume ukončenia platnosti zmluvy.

Program podporuje, ako úložište údajov, relačnú databázu MS SQL Server. Ak nie ste vlastníkom licencie relačnej databázy, na inštalačnom médiu je inštalácia MS SQL Server 2014 Express.

Súčasťou APV WinZmluvy je web aplikácia, ktorá umožňuje online zobrazenie zmlúv na web stránkach organizácie.