APV WinZmluvy poskytuje možnosť importovať údaje z xls súboru do databázy WinZmluvy.
XLS súbor má pevne definovanú štruktúru, čo sa týka obsahu, poradie stĺpcov nemusí byť dodržané ale stĺpce s odpovedajúcimi názvami musia byť všetky. Má dva listy ZMLUVA a DODATOK. Na liste DODATOK je potrebné zadať väzbu na zmluvu. Stĺpce označené žltou farbou sú povinné a musia byť vyplnené, hodnota stĺpcov označených oranžovou farbou sa môže zadať cez vstupný formulár importu. Ak chcete do databázy ukladať aj súbory príloh (napr. oscanovaný text zmluvy) musíte do stĺpca SUBOR_PRILOHY uviesť názov tohto súboru a ten musí byť, pri importe, v adresári spolu s xls súborom. Ak je viac súborov k jednej zmluve alebo dodatku musíte ich skomprimovať (*.zip) a názov skomprimovaného súboru uviesť do stĺpca SUBOR_PRILOHY.
Na import údajov z xls súboru existuje samostatný program WinZmluvyXLSKonverzia.exe. Do programu sa prihlásite rovnakým spôsobom ako do programu WinZmluvy.
Funkcia menu Evidencia poskytuje prostriedky na zobrazenie evidovaných zmlúv v režime prezerania.
Funkcia menu Číselníky poskytuje prostriedky na prácu s číselníkmi.
Funkcia menu Servis poskytuje prostriedky na administráciu používateľov a používateľských skupín a na import údajov z xls súboru.
Import údajov
Funkcia menu Servis / Servisné činnosti / Import údajov
V zobrazenom formulári je potrebné zadať vstupný xls súbor. Pri opakovanom importe, ak v importovaných údajoch boli vykonané zmeny a chcete ich zapísať do databázy, je potrebné označiť odpovedajúcu položku.
List ZMLUVA
Položka KOD_DRUH_ZMLUVY je povinná položka pri zápise záznamu do databázy a jej hodnoty definuje číselník; jeho obsah je definovaný pri inštalácii databázy. Vo vstupnom xls súbore by tento stĺpec mal byť vyplnený. Kód druhu zmluvy sa ale môže zadať cez vstupný formulár importu. Doplní sa všade tam kde, v xls súbore, nie je uvedený. Ak sa nezadá ani vo vstupnom formulári importu, do položky druh zmluvy sa zadá hodnota Z000 - nedefinovaný druh zmluvy.
Číslo zmluvy, je v programe, rozdelené na dve položky - ROK_ZMLUVY a CISLO_ZMLUVY. Je potrebné ich zadávať v takomto tvare. Pri zobrazovaní je potom číslo zmluvy zložené z týchto dvoch položiek. Položka ROK_ZMLUVY obsahuje iba numerické znaky, položka CISLO_ZMLUVY môže obsahovať alfanumerické znaky.
Položky ZS_1_NAZOV - zmluvná strana 1 (odberateľ) a ZS_2_NAZOV - zmluvná strana 2 (dodávateľ) sú povinné položky pri zápise zmluvy do databázy a v xls súbore musí byť vyplnený názov zmluvnej strany 2 (ZS_2_NAZOV). Názov zmluvnej strany 1 (ZS_1_NAZOV) je možné zadať cez vstupný formulár importu. Tá sa doplní všade tam, kde nie je v xls súbore vyplnená. Ak sa nezadá vo vstupnom formulári importu a nebude uvedená ani v xls súbore, zmluva sa nezapíše.
Dátumové položky nie sú povinné ale ak sa zadávajú je potrebné ich zadať v tvare dd.MM.yyyy.
List DODATOK
Tu je potrebné zadať identifikáciu zmluvy, ku ktorej dodatok patrí z listu ZMLUVA. O položkách KOD_DRUH_ZMLUVY, ROK_ZMLUVY a CISLO_ZMLUVY platí to isté ako bolo spomínané pri liste ZMLUVA.
Číslo dodatku, je v programe, rozdelené na dve položky - ROK_DODATKU a CISLO_DODATKU. Je potrebné ich zadávať v takomto tvare. Pri zobrazovaní je číslo dodatku zložené z týchto dvoch položiek. Položka ROK_DODATKU obsahuje iba numerické znaky, položka CISLO_DODATKU môže obsahovať alfanumerické znaky.
Položky ZS_1_NAZOV - zmluvná strana 1 (odberateľ) a ZS_2_NAZOV - zmluvná strana 2 (dodávateľ) sú povinné položky pri zápise dodatku do databázy a v xls súbore musí byť vyplnený názov zmluvnej strany 2 (ZS_2_NAZOV). Názov zmluvnej strany 1 (ZS_1_NAZOV) je možné zadať cez vstupný formulár importu. Tá sa doplní všade tam, kde nie je v xls súbore vyplnená. Ak sú zmluvné strany na dodatku totožné so zmluvnými stranami na odpovedajúcej zmluve, nie je potrebné ich vypĺňať, budú prevzaté zo zmluvy.
Dátumové položky nie sú povinné ale ak sa zadávajú je potrebné ich zadať v tvare dd.MM.yyyy.
Tlačidlom Potvrdiť sa spustí import údajov z xls súboru. Pri zápise zmluvy a dodatku je vykonávaná kontrola na jednoznačnosť čísla zmluvy - dvojica položiek ROK_ZMLUVY + CISLO_ZMLUVY u zmluvy a identifikácia zmluvy + ROK_DODATKU + CISLO_DODATKU u dodatku. Ak sa číslo zmluvy alebo dodatku nájde a je zaškrtnutá voľba pri opakovanom importe existujúce údaje v databáze prepísať, budú údaje na zmluve a dodatku prepísané, ak voľba zaškrtnutá nie je s daným záznamom sa nerobí nič. Čo znamená, ak importujete do jednej databázy zmluvy z viacerých organizácii je potrebné zabezpečiť jednoznačnosť čísla zmluvy, napríklad prefixom v položke CISLO_ZMLUVY. V adresári, odkiaľ je spustený konverzný program, sa do log súboru zapíše protokol z importu.